O gerenciamento de projetos de TI é o processo de planejar, organizar e delinear a responsabilidade pela conclusão das metas específicas de tecnologia da informação (TI) de uma organização.
O gerenciamento de projetos de TI inclui a supervisão de projetos para desenvolvimento de software, instalações de hardware, atualizações de rede, implementação de “cloud computing” e virtualização, projetos de análise de negócios e gerenciamento de dados e implementação de serviços de TI.
Além dos problemas normais que podem fazer com que um projeto falhe, os fatores que podem afetar negativamente o sucesso de um projeto de TI incluem avanços na tecnologia durante a execução do projeto, alterações na infraestrutura que afetam a segurança e o gerenciamento de dados e relacionamentos dependentes desconhecidos entre hardware e software, infraestrutura de rede e dados.
Os projetos de TI também podem sucumbir à primeira penalidade de primeiro uso, que representa o risco total que uma organização assume ao implementar uma nova tecnologia pela primeira vez. Como a tecnologia não foi implementada ou usada antes na organização, provavelmente haverá complicações que afetarão a probabilidade de sucesso do projeto.
Gestão de Projetos de TI – Gerenciando projetos
Esses cinco grupos de processos compreendem o ciclo de vida do gerenciamento de projetos e são universais para todos os projetos. As fases específicas dentro de um projeto, no entanto, são exclusivas para cada projeto e representam o ciclo de vida do projeto.
• Iniciação: O objetivo, a necessidade ou o problema do projeto é identificado. O gerente de projeto é atribuído ao projeto e o termo de abertura do projeto é criado.
• Planejamento: O gerente de projeto e a equipe do projeto trabalham juntos para planejar todas as etapas necessárias para alcançar uma conclusão de projeto bem-sucedida. Os processos de planejamento do projeto são de natureza iterativa e espera-se que o planejamento aconteça com frequência ao longo do projeto.
• Execução: Assim que o plano do projeto for criado, a equipe responsável executará o plano do projeto para criar as entregas. O projeto pode mudar para o “planejamento do projeto” conforme necessário ao longo de sua execução. Monitoramento e controle: Como o projeto está sendo executado pela equipe do projeto, o gerente de projeto monitora e controla o trabalho em termos de tempo, custo, escopo, qualidade, risco e outros fatores do projeto. O monitoramento e o controle também são um processo contínuo para garantir que o projeto aborde suas metas para cada objetivo.
• Encerramento: No final de cada fase e no final de todo o projeto, o seu encerramento acontece para garantir que todo o trabalho tenha sido concluído, aprovado e, finalmente, transferido a propriedade da equipe do projeto para as operações.
Gerenciando as áreas de conhecimento do projeto
Existem dez áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Essas dez áreas de conhecimento segmentam diferentes ações executadas pelo gerente de projetos durante todo o projeto. As dez áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos são:
• Gerenciamento do escopo do projeto: O escopo do projeto é definido, documentado e aprovado. O escopo do projeto é protegido contra alterações não autorizadas, editado com alterações aprovadas e validado pelas partes interessadas do projeto para aceitação do projeto.
• Gerenciamento do cronograma do projeto: O cronograma do projeto é definido primeiro pelas horas de trabalho do projeto, por quaisquer marcos do projeto e, por fim, pelo prazo final do projeto. A disponibilidade da equipe do projeto durante o projeto é documentada e planejada de acordo. O gerente de projeto trabalhará com a equipe do projeto para identificar as tarefas do projeto e as estimativas de duração da tarefa, a fim de criar um cronograma do projeto.
• Gerenciamento de custos do projeto: Os custos do projeto são estimados para que um orçamento para o projeto possa ser atribuído. Os custos do projeto incluem materiais, serviços, instalações, licenças de software e outras despesas atribuídas diretamente ao projeto.
• Gerenciamento da qualidade do projeto: O que constitui qualidade no projeto é definido em métricas específicas e acordado entre as partes interessadas o mais cedo possível no projeto. Programas de garantia de qualidade e políticas direcionam o trabalho do projeto, enquanto o controle de qualidade inspeciona o trabalho do projeto para confirmar que a qualidade foi verificada no trabalho.
• Gerenciamento de recursos humanos do projeto: O gerente de projeto trabalha com a equipe do projeto para verificar se cada membro da equipe está concluindo suas tarefas, trabalhando bem com os outros e se a participação e o desempenho deles são relatados aos respectivos gerentes.
• Gerenciamento de comunicações do projeto: As partes interessadas precisarão que as informações do gerente do projeto precisem fornecer informações ao gerente do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto. Essa área de conhecimento cria um plano de gerenciamento de comunicações que aborda quem precisará de quais informações, quando as informações são necessárias e a melhor modalidade para as comunicações.
• Gerenciamento de risco do projeto: Riscos são situações, eventos, condições que podem ameaçar e, às vezes, beneficiar os objetivos do projeto de TI. Os riscos devem ser identificados, analisados e uma resposta criada para o evento de risco. A probabilidade e o impacto de cada evento de risco são avaliados para criar uma pontuação de risco para justificar os custos necessários para gerenciar o evento de risco.
• Gerenciamento de aquisições de projetos: Se o projeto precisar adquirir bens ou serviços, será necessário criar um processo formal de aquisição. O plano deve abordar a seleção do tipo de contrato, a administração do contrato, as auditorias de compra e o encerramento do contrato do projeto. Muitos gerentes de projeto não gerenciam a aquisição, mas se submetem ao departamento e processos de aquisição ou compras centralizados da organização.
• Gestão de partes interessadas do projeto: As partes interessadas são alguém que tem interesse no projeto. A gestão das partes interessadas é a identificação, inclusão e comunicação com os grupos de partes interessadas do projeto. Ele gerencia as ansiedades e preocupações que as partes interessadas podem ter sobre o trabalho do projeto.
• Gerenciamento de integração de projetos: Esta área de conhecimento especial é a coordenação dos eventos em todas as outras áreas do conhecimento. O quão bem o gerente de projeto realiza em um conhecimento afeta diretamente o desempenho das outras áreas de conhecimento. O gerenciamento de integração de projetos examina as interações e contingências entre as áreas de conhecimento para garantir que o projeto seja adequadamente planejado, executado, controlado e fechado.
Essas dez áreas de conhecimento devem ser gerenciadas iterativamente durante todo o projeto. Com exceção da aquisição, um gerente de projeto provavelmente encontrará todas as dez áreas de conhecimento em cada projeto.
Não há uma ordem definida na qual as áreas devam ser gerenciadas, mas sim o gerente de projeto muda para o conhecimento e processos apropriados com base no que está ocorrendo dentro do projeto.
Ciclo de Vida do Projeto de TI
Existem várias abordagens diferentes para gerenciar um projeto de TI que afetam o ciclo de vida do projeto.
As organizações podem selecionar uma dessas abordagens populares para ajudar a reduzir o risco de retrabalho caro, os riscos da rápida mudança de tecnologia ou o planejamento expansivo no lançamento do projeto.
O ciclo de vida de um projeto de TI típico passa por iterações de planejamento, execução e controle até que o projeto seja finalmente fechado e transferido para as operações. No entanto, existem três ciclos de vida de gerenciamento de projetos de TI distintos:
• Ciclo de vida preditivo: Este é o ciclo de vida do projeto mais comum e tradicional para projetos de TI. Nessa abordagem, o gerente de projeto e a equipe do projeto definem primeiro o escopo do projeto, o cronograma do projeto e os custos esperados do projeto antes do início da execução do projeto. Como parte do planejamento do projeto, é típico que as fases do projeto sejam definidas (cada fase faz um tipo específico de trabalho de projeto). Para que o projeto se desloque de seu início para o seu encerramento, cada fase deve ser iniciada e concluída na ordem específica, conforme planejado. Esse tipo de abordagem é às vezes chamado de abordagem em cascata, à medida que o projeto “cai em cascata” nas fases do projeto.
• Ciclo de vida iterativo: Essa abordagem da gestão de projetos de TI exige que o gerenciamento do projeto seja definido no início do projeto, mas as estimativas de custo e a estimativa da duração da atividade são planejadas em um nível mais alto no início do projeto. À medida que a execução do projeto ocorre, estimativas de custo e duração são criadas para o trabalho mais iminente por meio de iterações de planejamento. O ciclo de vida iterativo também planeja iterações de benefícios liberados para a organização. Por exemplo, um ciclo de vida iterativo pode criar um novo software com mais recursos a cada nova versão como parte do projeto.
• Ciclo de vida adaptativo: Esse ciclo de vida do projeto também usa uma iteração de planejamento e execução, mas o planejamento normalmente dura duas semanas. Essa abordagem usa uma onda contínua de planejamento e execução por meio de rajadas de planejamento e execução. A mudança é esperada nesta abordagem para o projeto de TI e é ideal para o projeto de desenvolvimento de software. O gerenciamento ágil de projetos e o Scrum são exemplos do ciclo de vida adaptativo.
Todos esses ciclos de vida usam o conceito de fases para levar o trabalho do projeto adiante.
Uma fase descreve o tipo de trabalho que ocorrerá nessa parte do projeto: O gerente de projeto, os requisitos organizacionais e até mesmo os requisitos do cliente, podem influenciar o tipo de ciclo de vida do projeto, que o gerente de projeto irá adaptar no projeto de TI.
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