Gerenciamento de Projetos de TI – Quanto vai custar esse projeto? Essa é provavelmente uma das questões mais difíceis (e intimidadoras) enfrentadas pelos gerentes de projeto.
E, por sorte, é também uma questão de resposta obrigatória. Continue lendo para encontrar quatro (4) etapas fáceis para simplificar e padronizar a estimativa de orçamento.
Para começar, a fim de estabelecer um orçamento realista, seu projeto deve estar devidamente definido.
Dentro do ambiente do projeto, tudo tem um preço. Equipamentos, produtos, materiais e suprimentos têm que ser comprados, e os recursos devem ser alocados, tudo por um custo unitário específico e por um período de tempo definido.
É o custo desses itens, em combinação, que compõem o orçamento do projeto.
Ao preparar um orçamento, todo fator de custo projetado deve ser respaldado por alguma fonte tangível, seja uma cotação, uma proposta, uma experiência de projeto anterior, uma pesquisa ou alguma metodologia de cálculo de custos quantificável.
O objetivo final é criar uma projeção de custo verificável que possa resistir a questionamentos e escrutínios sérios (o que provavelmente ocorrerá se o orçamento for grande).
Gestão de projetos de TI: Chegue ao orçamento em 4 estágios fáceis
Orçamentos de projetos realistas podem ser alcançados em quatro (4) etapas projetadas para garantir que seus orçamentos sejam suficientemente definidos e alinhados às necessidades e capacidades existentes do projeto.
Etapa 1: Defina uma base justificável para a sua projeção de orçamento, respondendo às seguintes perguntas…
• Qual é a fonte da projeção de custos?
• Como a projeção foi definida?
• Como foi a projeção validada?
• Quão confiante você está na precisão de cada projeção?
Etapa 2: Identifique suposições e restrições.
Os orçamentos do projeto são baseados em mais do que números reais. Por trás de cada projeção de custo, existem três fatores – suposições, restrições e riscos.
Suposições são as crenças assumidas como verdadeiras para fins de planejamento.
Restrições são as condições, circunstâncias ou eventos que limitam “as possibilidades” e são conhecidas desde o início (ou seja, falta de pessoal).
Riscos são possíveis e prováveis condições, circunstâncias ou eventos que poderiam ameaçar o sucesso de um dado projeto.
A fim de preparar um orçamento realista, estes três fatores devem ser identificados e definidos na medida em que se referem a questões orçamentárias.
Essa análise revelará a “margem de manobra” na estimativa orçamentária para determinar a probabilidade de que a estimativa seja realizada, bem como o grau em que a estimativa pode estar sujeita a alterações.
Etapa 3: Planeje contingências mensuráveis.
Os orçamentos geralmente são “preenchidos” para contabilizar o desconhecido, obtendo estimativas de custo verificáveis e adicionando uma porcentagem de “fator de correção”, geralmente de 10 a 20%.
Isso pode funcionar para projetos menores e menos complexos, mas, em projetos grandes e complexos, os fatores de correções podem ser difíceis de gerenciar e justificar.
Para estabelecer um orçamento confiável, orçamentos separados podem ser criados para contabilizar as contingências.
Dependendo das necessidades do projeto, além do orçamento de trabalho principal, orçamentos adicionais podem ser criados para financiar contingências (o orçamento de contingência), bem como as mudanças solicitadas (o orçamento de controle de mudanças).
Dessa forma, o gerente de projeto pode gerenciar o orçamento de trabalho como uma entidade distinta e extrair do orçamento de contingência para despesas não planejadas, e o orçamento de mudança para pagar por mudanças solicitadas e aprovadas. Isso manterá a integridade do orçamento de trabalho e fornecerá um registro preciso de projetos futuros.
Etapa 4: Estabeleça procedimentos de rastreamento acionáveis.
Quando um orçamento é aprovado, os gastos devem ser monitorados e, para isso, os orçamentos devem estar vinculados a um cronograma (quanto será gasto e quando?).
Desta forma, os gastos podem ser rastreados para a utilização esperada ou seja, em um dado momento passamos mais do que o esperado, menos do que o esperado, ou praticamente como esperado? Os desvios podem então ser examinados para determinar se eles podem ser absorvidos ou se ações corretivas devem ser tomadas.
Com base nas necessidades do projeto, o relatório de status orçamentário deve ser uma entrega de projeto regularmente programada. O relatório de orçamento deve contabilizar a utilização real em comparação com a utilização projetada, juntamente com uma explicação para quaisquer variações (e também com o plano de ação).
Dica de encerramento: Encontrar o orçamento “Ponto Certo”
Ninguém quer estar acima do orçamento e, embora “abaixo do orçamento” possa parecer atraente, se os projetos estiverem continuamente abaixo do orçamento, em algum momento, as habilidades orçamentárias individuais serão colocadas em questão. E uma vez que as habilidades estão em questão, também é credibilidade. Portanto, o truque é encontrar o ponto ideal – um orçamento realista com financiamento de contingência apropriado para permitir o inesperado.
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